使用 SeaTable 表格的“工作流”实现居家办公申请和审批

受新冠疫情影响，居家办公成为了新日常，许多企业都面临员工不能实地办公的问题。有些大型企业人力充足，会派专员来记录居家办公申请、请假等信息，这些数据可能来自邮件发送，可能来自微信、钉钉消息等。如果仅靠人工处理这些，则无法对整个流程状况进行有效跟踪，难免会出现人为的失误和时间上的延时导致效率低下，特别是不方便量化统计，不利于查询、报表及绩效评估等。并且也不适用于中小型企业。

那么有没有一种简单易用的工具能满足不同的企业使用呢？SeaTable 表格的工作流功能就给出了答案。用它就可以为居家办公管理快速建立一个正式的模型，即明确居家办公的申请流程包含哪些阶段，每个阶段由什么人负责，以及需要完成哪些事项。而且工作流管理员、任务发起人、节点负责人等参与人，都能可视化自动流转的流程节点及状态、任务日志。并且每条申请及状态都会同步保存在表格中。

本案例主要围绕居家办公的申请和审批，分享以下几个方面，希望能给你带来一些使用参考。

• 简单快速搭建工作流，让居家办公的审批流程规范高效
• 线上申请和审批自动流转，团队协作明确有序
• 用日历插件可视化居家办公申请，查看更直观

快速搭建规范高效的居家办公审批流程

我们在 SeaTable 团队版的群组里创建一个居家办公申请表格，根据需要收集的信息设置好字段。然后在表格上增加一个居家办公申请工作流。如下图：

进入工作流的设计页面，就可以进行搭建了。包括：居家办公申请的流程节点、负责人、表单字段权限。每一个节点对应任务的一个状态，如填表、审批。同时还可以开启完成后通知发起人（可用{列名}引用列的内容）、发送工作流状态变动通知到企业微信群。最后保存即可。如下图：

完成设置后，群组的成员在后台工作流模块就可以看到和使用这个工作流了。点击上方的共享按钮，还可以把它共享到需要使用这个工作流的其他群组。

线上申请自动流转，团队协作明确有序

SeaTable 团队版账号中的成员在“工作流”模块可看到自己能使用的工作流。点击“居家办公审批”工作流，再点击“增加任务”就可以在弹出的表单页面编辑并提交任务（该条任务会自动流转到工作流的下一个节点）。如下图：

申请人提交后，表单会根据设计好的流程自动流转给相应的节点负责人，节点负责人从后台的“通知”中可直接进入具体任务进行审批；也可以从工作流模块的“待办清单”进去审批。如下图：

节点负责人进入表单进行审批，如下图：

负责人的审批提交后，任务会流转到结束节点。此时发起人在账号“通知”中会同步收到工作流程结束的通知。

通过日历插件直观查看居家办公申请

通过该工作流，每条任务的申请居家办公日期、天数、原因等数据，都会同步保存在表格中，并且“审批状态”字段只有管理员可编辑。如下图：

如果在表格中查看居家办公申请不够直观，那么可以使用日历插件，把表格中的数据以日历的形式自动展现出来，它自带星期、颜色等。例如下图中，通过把标题字段设置为姓名，颜色字段设置为审批结果，管理人员就可以在日历上查看哪位员工在什么时间提交了居家办公申请及审批结果。

日历还能以年、月、周、日、议程的不同模式展示日程数据。更加方便管理人员查看员工居家申请，安排员工的工作任务等。如下图：

总结

SeaTable 表格的工作流功能，可以帮我们在表格的基础上自定义各种工作流程，让团队协作更明确和有序，进一步提高办公自动化水平，为团队降本增效。同时，结合表格丰富的“插件”来使用，还能为数据的处理提供更多的选择和落地应用。普通用户都能轻松上手使用。

Last modified by seatable, 2022-08-11